Сколько хранить документы СНТ?

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у СНТ копится много документов. Если власть в СНТ меняется, что называется «с боем», то вопроса сколько хранить документы не возникает. Они просто не передаются т председателя председателю и правление, отвоевавшее себе власть, начинает восстанавливать что возможно. А вот если в Вашем СНТ мир и покой, документов должно накопиться много. В данной статье разберем, как долго их нужно хранить?

Сроки хранения документов установлены Законом о бухгалтерском учете, НК РФ, специальным законом (ФЗ № 217-ФЗ) и другими нормативными актами.

Протоколы общих собраний членовхранятся 49 лет. Даже если в Вашем товариществе раньше их не хранили, теперь придется, так как это требование ФЗ № 217-ФЗ. Наказания за неисполнение данной нормы закона не предусмотрено. Но, без протоколов общих собраний будут в дальнейшем сложности с взысканием задолженности по взносам членов и платежам индивидуальных садоводов, а также проблемы с ведением реестра. Нет протокола о принятии в члены — нет основания для внесения в реестр членов. Более того, хранить желательно не только протоколы, но и приложения к ним: листы регистрации, сметы, ФЭО, отчеты и т.п.

Техническая документация, в т.ч. на объекты инфраструктуры, документы о выделении земли, генпланы, документы по учёту основных средств и прочие, имеющие непосредственное отношение к имуществу общего пользованияхраним столько, сколько существует СНТ. Причем продиктовано это не столько нормами законодательства, сколько судебной практикой. Никогда не знаешь, когда в очередной раз придется доказывать, что твое — это твое.

Первичные учетные документы храним не менее пяти лет: кассовые книги, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные и авансовые отчеты, переписку, документы о получении зарплаты и выплате пособий.

Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие — проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет хранятся документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.

Срок хранения документов учетной политики отсчитывают от года, в котором они в последний раз использовались при составлении бухгалтерской отчетности. С этого времени должно пройти пять лет. Столько же должны храниться те технические средства, которые помогают воспроизвести электронные документы и проверить электронную подпись.

Регистры бухучетахранятся не менее пяти лет после отчетного года.

Годовая бухгалтерская отчетностьхранится постоянно.

По общему правилу квартальная отчетность хранится пять лет, а месячная — один год.

Все налоговые декларации нужно хранить пять лет.

Столько же хранятся сведения о доходах физлиц. Но если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты, то такие документы хранят до 75 лет.

А вот с отчетностью по взносам все несколько сложнее. НК РФ устанавливает шестилетний срок хранения документов для расчета и уплаты взносов. В то же время подзаконные акты говорят, что не менее пяти лет с момента принятия ФСС нужно хранить электронный расчет 4-ФСС и квитанции о получении. Пять лет установлено и для хранения декларации по пенсионным взносам. Вероятно, имеется в виду расчет как форма итоговой отчетности по взносам.

Поскольку налицо противоречие между сроками, полагаем, что страхователям нужно руководствоваться наибольшим, т.е. хранить отчетность по взносам не менее шести лет.

Что касается всемогущего общего собрания, то повлиять на сроки хранения документов СНТ, оно некомпетентно. Был в нашей практике случай, когда общим собранием членов было принято решение сжигать протоколы общих собраний по прошествии полугода с даты проведения собрания. Для взыскания долгов по взносам в судебном порядке, пришлось восстанавливать протоколы за последние три года. В данном случае все протоколы сохранились электронном виде и участники собраний (секретарь и председательствующий) согласились поставить свои подписи под дубликатами. Если бы решение оспаривалось в судебном порядке, едва ли садоводы пожелали бы расписываться в листах регистрации давно прошедшего собрания, а наличие кворума нужно было бы подтверждать…

Для записи на личный прием по всем бухгалтерским вопросам, касающимся деятельности СНТ, ДНП, ТСН.
позвоните по номеру +7 (499) 380-78-78 или оставьте заявку в форме ниже.